Tudo que você precisa saber sobre facilitação gráfica

Nós pensamos visualmente desde que nos organizamos como sociedade. Nos orientamos por mapas e placas de sinalização, organizamos nosso conhecimento por meio de infográficos, explicamos estratégias, produtos e processos fazendo rabiscos no papel, entre outras formas de comunicar conceitos.

O desenho é uma ferramenta que dá suporte ao entendimento e diálogo, promovendo a clareza de informações complexas. Desde muito tempo, desenhamos para criar sentido. Uma das formas de desenhar para criar sentido é a facilitação gráfica, que tem ganhado cada vez mais espaço em eventos, pois ela contribui para melhorar a experiência das pessoas.

O que é facilitação gráfica?

A facilitação gráfica é um método de colheita de informações em tempo real, que tem como base o pensamento visual. Para Brandy Agerbeck, facilitação gráfica é uma forma de servir a um grupo, escrevendo e desenhando sua conversa ao vivo em grandes formatos. É uma poderosa ferramenta para ajudar as pessoas a se sentirem ouvidas, para desenvolver um conhecimento compartilhado enquanto grupo.

Também chamada de registro gráfico, facilitação visual ou registro visual, esse método se localiza dentro de um grande arcabouço de técnicas de visualização, como visto no infográfico a seguir:

A facilitação gráfica se baseia na ideia de que desenhos simples e feitos à mão, aliados a uma escuta ativa, promovem maior integração emocional entre os participantes. Dan Roam, autor de diversos livros de visualização de dados, argumenta que na maioria das situações que envolvem apresentações, as pessoas reagem melhor a imagens desenhadas à mão, não importa quão rudimentares sejam. Como facilitador gráfico, eu observo esse fato na reação das pessoas, ao se agruparem em torno dos painéis, o que sugere a existência de uma maior conexão afetiva com o material. Principalmente quando é feita no papel ou em outros formatos analógicos (lona, parede etc).

Por que usar a facilitação gráfica no seu evento

Se você já participou de algum evento onde alguém desenhava ao vivo, deve ter sentido algo diferente. É muito legal ver uma pessoa transformando o que está sendo dito em tempo real!

Diversos autores da área argumentam sobre os benefícios de se usar facilitação gráfica, e compilei alguns deles aqui:

• Retenção e recordação de informação;
• Compreensibilidade;
• Percepção do quadro geral;
• Nivelamento da mensagem;
• Convite à discussão;
• Suporte ao entendimento e diálogo;
• Engajamento profundo do grupo;
• Maior eficiência nas reuniões;
• Memória compartilhada;
• Foco;
• Sentimento de ser ouvido durante a reunião;
• Visualização da informação em diferentes níveis;
• Compactação de grandes volumes de informação;
• Reforço da mensagem por meio de imagens;
• Leveza para conteúdos densos;
• Percepção clara do entendimento do conteúdo.

Como funciona a facilitação gráfica?

A facilitação gráfica começa muito antes do evento. Assim que uma proposta é aprovada, agendamos uma conversa para pensar, junto com o cliente, sobre os objetivos e expectativas do registro visual.

• Antes de tudo, o alinhamento: A preparação é uma etapa essencial no processo de facilitação gráfica. Antes de qualquer evento, a gente se reúne com a equipe organizadora para entender os objetivos, o público e os principais pontos que serão abordados. Nessa fase, é fundamental alinhar expectativas e definir os elementos visuais que serão utilizados. Essa preparação inclui a revisão do conteúdo programado, a seleção de palavras-chave e o planejamento da estrutura visual. A preparação adequada garante que a pessoa que irá facilitar esteja pronta para capturar as informações mais importantes de maneira clara e visualmente atraente.
• Durante o evento, a escuta: Durante o evento, utilizamos técnicas de escuta ativa para captar as principais ideias, pontos de destaque e “lampejos” de palestrantes e participantes. Essa fase exige atenção plena, agilidade de pensamento e habilidade para transformar informações verbais em elementos visuais, como ícones, fluxos e diagramas. A síntese das informações é a chave para uma facilitação gráfica eficaz, pois permite que o conteúdo seja organizado de maneira lógica e fácil de entender, ajudando na retenção de informações e no engajamento do público.
• Tudo pronto, hora da entrega: Após o evento, a entrega do material é a etapa final da facilitação gráfica. Nós organizamos e refinamos os elementos visuais captados, garantindo que estejam claros, precisos e visualmente impactantes. A entrega pode ser feita em formatos digitais, como PDFs ou imagens de alta resolução, ou mesmo impressos, dependendo das necessidades de quem contrata. Essa documentação visual serve como um valioso recurso pós-evento, ajudando equipe e participantes a revisitar os pontos principais e aplicar os aprendizados no dia a dia.

Facilitação gráfica analógica ou digital?

A facilitação gráfica surgiu com o registro de conversas em grandes painéis de papel, colocados nas paredes. Com a evolução da tecnologia e a necessidade o isolamento social, o digital ganhou espaço, e agora muitos eventos contam com a facilitação gráfica projetada em telões. Por isso, a facilitação gráfica pode ser realizada de diferentes maneiras, dependendo do formato do evento e das preferências dos participantes. Abaixo, explicamos as três principais modalidades:

Facilitação gráfica analógica

Na facilitação gráfica presencial analógica, utilizamos ferramentas tradicionais para criar representações visuais ao vivo durante o evento. Esse método é conhecido por seu impacto visual único e a sensação tátil que proporciona, permitindo que as pessoas acompanhem o progresso das ilustrações em tempo real. O trabalho é normalmente feito em grandes folhas de papel, quadros brancos ou até lona e backdrop, o que facilita a interação e o engajamento do público. No entanto, o registro físico do conteúdo pode exigir digitalização posterior para compartilhamento.

Facilitação gráfica digital

A facilitação gráfica presencial digital envolve o uso de dispositivos tecnológicos, como tablets, para criar ilustrações ao vivo em eventos presenciais. Esse método combina a presença física do facilitador com a flexibilidade digital, permitindo ajustes rápidos, edição fácil e compartilhamento instantâneo do conteúdo. A facilitação digital também oferece a vantagem de poder ser projetada em grandes telas para que todo mundo acompanhe o processo com clareza. Além disso, o uso de tecnologia digital possibilita uma maior variedade de cores, estilos e efeitos visuais que podem enriquecer ainda mais a experiência. A facilidade de exportar e distribuir o material visual criado é outro grande benefício da abordagem digital. As pessoas podem receber o material na mesma hora em que ele é feito!

Facilitação gráfica remota

Com o aumento dos eventos virtuais, a facilitação gráfica online tornou-se uma prática cada vez mais comum. Nesse formato, nós participamos remotamente e utilizamos ferramentas digitais para capturar informações visuais em tempo real, enquanto as pessoas acompanham o processo por meio de uma tela compartilhada em plataformas de videoconferência. A facilitação gráfica online oferece flexibilidade geográfica e pode ser uma solução eficiente para eventos com participantes distribuídos globalmente. Ela permite um alto nível de interatividade, pois o facilitador pode colaborar diretamente com os apresentadores e participantes, adicionando comentários, perguntas e reflexões à medida que o evento se desenrola. Além disso, o material final pode ser facilmente compartilhado digitalmente logo após o término do evento.

Quando usar a facilitação gráfica

O pensamento visual pode ser usado em todas as etapas de um projeto, treinamento ou encontro, como você pode ver no
gráfico a seguir:

• Antes:
  • Planejamento de conteúdo: Organização em post-its ou mapas mentais para estruturar o que será discutido;
  • Organização da apresentação: Esboço ou storyboard da apresentação, cartões para estruturar os principais tópicos
  • Desenho da agenda: Organização visual da ordem do evento. Pode ser compartilhado no início da reunião e colado na parede para que as pessoas acompanhem o processo
• Durante:
  • Registro do conteúdo: Como ata visual, pode ser criado em grandes formatos para todo mundo ver, ou como um resumo para ser enviado posteriormente
  • Facilitação do processo: A facilitação gráfica pode ser mais passiva (registro visual) ou mais ativa (recurso adicional dentro da dinâmica de grupo)
  • Explicação de conceitos: A facilitação gráfica pode ser usada de forma prévia para produzir infográficos, vídeos animados e ilustrações que podem ser inseridos no conteúdo, quando for necessário explicar conceitos complexos
• Depois:
  • Material pós-evento: Registros gráficos enviados após o evento ajudam as pessoas que não participaram a entender de forma rápida o que foi conversado, deixando todo mundo na mesma página
  • Memória do grupo: Para reforçar compromissos, pode-se imprimir em grandes formatos e colocar nas salas e nos espaços comuns ou compartilhar por email, whatsapp ou redes sociais
  • Lembrança afetiva: A facilitação gráfica ressalta a emoção vivida pelas pessoas em eventos. Trechos dos desenhos podem ser impressos em materiais que aumentem ainda mais a memória do que foi construído

Tipos de evento

Como método de registro de conversas significativas, a facilitação gráfica tem se mostrado útil para criar conexões que trazem clareza para pensamentos. Esse método potencializa a forma de aprender, principalmente em contextos de aprendizagem de grupo.

1. Palestras e Aulas Expositivas

Em palestras e aulas expositivas, a facilitação gráfica ajuda a simplificar conceitos complexos e a criar um registro visual atraente dos pontos principais discutidos. O uso de elementos visuais pode aumentar o engajamento e melhorar a retenção das informações apresentadas, pois o cérebro humano processa imagens muito mais rapidamente do que texto. Além disso, o material visual produzido pode ser compartilhado posteriormente, servindo como um recurso de revisão eficaz.

2. Rodas de Conversa

As rodas de conversa são momentos de troca e reflexão, com um tema específico. A facilitação gráfica nesse contexto ajuda a captar os diferentes pontos de vista, sintetizar ideias e identificar temas recorrentes ou emergentes. Essa metodologia visual permite que as pessoas se sintam ouvidas e que as contribuições de cada uma sejam registradas de forma clara e inclusiva. Ao final da roda de conversa, o material visual pode ser utilizado como um resumo dos principais aprendizados coletivos.

3. World Cafe

O World Cafe é um método dinâmico de conversas em grupo, onde as pessoas rotacionam entre diferentes mesas para discutir tópicos específicos. A facilitação gráfica no World Cafe ajuda a capturar as ideias-chave de cada mesa e a conectá-las visualmente, criando um panorama geral das discussões. Isso facilita a identificação de padrões e temas comuns que emergem durante o evento, além de promover uma visão integrada das contribuições coletivas.

4. Aquário (Método Fishbowl)

No método de aquário, um pequeno grupo discute um tema no centro de uma roda maior de ouvintes, que podem interagir à medida que o debate avança. A facilitação gráfica nesse formato ajuda a sintetizar os pontos de debate e a capturar os principais argumentos, proporcionando uma representação visual do fluxo da conversa. Essa abordagem facilita a compreensão dos tópicos abordados e permite que outras pessoas se conectem melhor ao conteúdo debatido.

5. Desenhos de Desafios para Inovação Aberta

Nos processos de inovação aberta, onde equipes colaboram para solucionar desafios complexos, a facilitação gráfica é uma ferramenta essencial para mapear ideias, conceitos e soluções. A representação visual das ideias em desenvolvimento ajuda a equipe a identificar rapidamente os pontos fortes, lacunas e oportunidades de melhoria. Isso promove uma colaboração mais eficiente e uma comunicação clara entre os participantes, acelerando o processo de inovação.

6. Dinâmicas de desenvolvimento de equipe (Team Building)

Em atividades de team building, a facilitação gráfica pode capturar os aprendizados, reflexões e momentos-chave que ocorrem durante a dinâmica. Essa abordagem visual não apenas reforça o engajamento do público, mas também cria um registro memorável da experiência, que pode ser revisitado posteriormente. As ilustrações ajudam a reforçar os valores, objetivos e compromissos assumidos pela equipe, fortalecendo a coesão e o alinhamento do grupo.

7. Comunicação de Resultados

A facilitação gráfica é uma excelente ferramenta para a comunicação de resultados de projetos, pesquisas ou processos internos. Ao transformar dados e informações complexas em infográficos, diagramas e outros elementos visuais, nós ajudamos a tornar os resultados mais acessíveis e fáceis de entender para todas as partes envolvidas. Isso promove uma comunicação mais eficaz e facilita a tomada de decisão baseada em evidências.

8. Desenho de Pesquisa Acadêmica

No contexto de pesquisas acadêmicas, a facilitação gráfica pode ser usada para mapear o processo de pesquisa, apresentar hipóteses, metodologias e resultados de maneira visual e envolvente. Essa abordagem ajuda a simplificar conceitos complexos e a destacar as descobertasde forma que sejam mais facilmente compreendidas por um público amplo. O uso de gráficos, diagramas e ilustrações pode enriquecer apresentações acadêmicas e publicações, tornando-as mais acessíveis e impactantes.

Seja qual for o seu objetivo, incorporar a facilitação gráfica no planejamento dos seus eventos pode levar as discussões a um novo nível, promovendo uma colaboração mais significativa e um entendimento mais profundo entre as pessoas envolvidas. Ao adotar essa metodologia, sua organização não só otimiza a dinâmica dos encontros, mas também cria uma cultura de comunicação visual eficiente e engajadora. Experimente essa abordagem em seu próximo evento e descubra como a facilitação gráfica pode transformar a maneira como sua equipe aprende, colabora e se conecta.