Saiba como criar reuniões inesquecíveis

Ninguém constrói nada sozinho. Mesmo grandes descobertas tem algum componente de colaboração. Imaginamos Einstein, Copérnico, Charles Darwin ou outros cientistas pensando em suas teorias sentados solitários, em mesas em seus escritórios, mas suas descobertas são fruto da interação e conversa com seus colegas, pensadores da época, autores ou mesmo pessoas “comuns”. O próprio Isaac Newton dizia:

“Se vi mais longe, foi por estar sobre ombros de gigantes”.

Por isso reuniões são importantes. Porque é na interação que a gente constrói. Conhecimentos, decisões, projetos, quando feitos em conjunto, podem ir mais longe.

Mas o que acontece na maioria da vezes, se você participa de reuniões com frequência, é que há um grande desperdício de tempo em conversas que não levam a lugar nenhum.

Ou, depois que a reunião acontece, cada um vai pro seu canto e com o tempo esquece os combinados acordados. Isso quando há um entendimento coletivo do que foi discutido (muitas vezes, cada participante tem seu entendimento do que foi dito).

A boa notícia é que existem diversas formas de deixar uma reunião mais interessante. Algumas delas são bem simples de se colocar em prática.

Como deixar suas reuniões mais interessantes

Interessante: essa expressão é usada às vezes de forma genérica, mas vamos pensar na definição dela:

Importante; merecedor de atenção; que provoca interesse; que não é entendiante nem monótono. (Fonte: Dicio)

Então, para uma reunião ser interessante, é preciso ter elementos que despertem a atenção dos participantes , e assim o conteúdo conversado ser considerado importante (que seja portado para dentro, internalizado). Veja que é diferente um conteúdo ser importante e ser considerado importante, e em muitos casos o que separa isso é a forma com que é passado.

Listamos então algumas formas de engajar seu público em una conversa significativa:

  1. Promova momentos de escuta atenta entre os participantes: a escuta focada na fala do outro favorece o desenvolvimento da empatia e diminui os momentos de dispersão (Se quiser saber mais sobre a relação da escuta atenta com a empatia, sugiro ver o TEDx do Lucas Alves).
  2. Desenvolva apresentações cativantes: recursos visuais bem aplicados podem aumentar a atenção dos participantes. Diminua o texto nos slides do seu PPT e aposte em imagens que façam sentido.
  3. Utilize metodologias de promoção de diálogo: atualmente, existem várias formas de promover conversas que saem do convencional e aumentam o ou engajamento dos participantes, como World Café, Aquário e Open Space. No final desse texto colocaremos algumas referências para conhecer mais sobre essas técnicas.
  4. ‎Faça um registro visual da conversa: esse é o recurso que a gente mais usa. Quando falamos em fazer o registro visual, quer dizer desenhar mesmo. Ao invés de fazer uma ata chata, que muitas pessoas não vão ler, desenhe o que foi discutido. Quando o desenho é aliado ao texto, as informações ficam mais atrativas, e aumentam o entendimento e memorização dos conteúdos.

 

Porque usar desenhos em reuniões

A gente usa desenho para estruturar ideias desde que se entende por gente. Antes mesmo da escrita, já desenhávamos em caverna quando nos reuníamos para contar histórias, fazer um review sobre uma caçada, contar sobre os caminhos que não deveriam ser seguidos etc.

Com o tempo, usamos de gráficos para explicar ideias, demonstrar teorias, mostrar produtos…

Mas ainda não utilizamos dos desenhos em todo o seu potencial, principalmente no ambiente corporativo. E aqui vão alguns dados para mudar essa realidade

  1. As pessoas aprendem melhor quando som e imagem caminham juntos: Quanto mais estímulos estiverem envolvidos no processo de aprendizagem, mais eficaz é a retenção de conteúdo. Alguns pesquisadores defendem que o cérebro processa as imagens 60 MIL VEZES mais rápido do que texto. Agora, imagine a eficácia de uma ata desenhada 🙂 reunioes2b
  2. As pessoas se engajam mais com desenhos simples. Dan Roam, autor do livro Desenhando Negócios, argumenta que desenhos mais simples (como o boneco de palitinho que todo mundo faz) cria mais conexão do que gráficos complexos. Porque as pessoas se identificam com eles. Então, em uma reunião, é possível você criar conexão com desenhos simples. reunioes-2a
  3. As pessoas se sentem representadas ao se sentirem ouvidas. Um dos grandes tesouros da nossa sociedade é atenção. Conseguir a atenção de alguém por um tempo razoável com tantas distrações é um motivo de comemoração. E uma das formas de conseguir atenção é se mostrar atento. As pessoas percebem isso e se sentem mais motivadas ao perceber que você está não só ouvindo sua fala como captando a essência do que foi dito. E isso pode ser traduzido por meio dos desenhos.reunioes2c
  4. O desenho pode resumir o que foi dito e assim, criar um campo de entendimento coletivo. A gente vê isso na prática (e eu vou dar alguns exemplos no final desse post), quando ao final de uma reunião, as pessoas fazem uma retomada do que foi dito analisando os desenhos e alinhando os próximos passos.reunioes2d

“Ok, Lucas, eu já entendi porque é legal usar desenhos em reuniões, mas como fazer isso?” Se liga no próximo tópico, então:

Como usar desenhos em reuniões

Há basicamente duas formas de você começar a usar a técnica de registro visual em reuniões.

A primeira delas é capacitar sua equipe para registrar conversas. Como o foco dessa técnica não é o desenho acadêmico, mas sim o desenho de ideias, a capacitação de profissionais não exige conhecimentos de desenho.

Não precisa ter o “dom” (até porque acreditamos naquela equação que fala que talento é 99% transpiração e 1% inspiração).

Nós sempre defendemos que o registro gráfico, ou facilitação gráfica tem como base a escuta (que leva ao resumo) , os desenhos simples e a organização dessas informações no papel, para que fique inteligível. Por isso, é uma boa ideia desenvolver essa habilidade em seus profissionais.

Em um dos cursos que ministramos, que durava três noites, um dos alunos chegou na terceira noite e contou o seguinte caso:

Estávamos na reunião de definição de uma estratégia, e o que faríamos com um determinado produto não estava claro. Então eu pensei que seria hora de colocar o que estou aprendendo em prática. Desenhei um esquema simples, com setas e caixas, representando o que fazemos e como entregamos isso para o cliente. As pessoas viram o desenho e disseram: “você captou a ideia!! É isso mesmo!” A partir daí, toda hora que eu pegava no lápis, elas paravam a fala para ver o que eu iria desenhar, e a reunião seguiu nesse ritmo.

Quando você pega na caneta para desenhar, a atenção muda.
Quando você pega na caneta para desenhar, a atenção muda.

A segunda opção é contratar um profissional especializado nessa técnica. Treinado em escutar e captar os pontos essenciais da conversa, o facilitador gráfico ilustra tudo o que foi dito. A vantagem dessa opção é que a pessoa fica focada exclusivamente no registro, além de já ter uma experiência na construção de metáforas visuais que deixam o conteúdo mais claro.

Como o desenho em reuniões é feito?

Basicamente, você precisará de três coisas:

  1. Superfície grande para o desenho: pode ser um quadro branco, flipchart, folha grande em formato A0, ou qualquer outra superfície desenhável e que possa ser vista por todos.
  2. Canetas grossas: dependendo do tamanho das reunião e quantidade de pessoas envolvidas, as informações precisarão ser vistas à distância. Por isso, prefira canetas mais grossas, marcadores ou pincéis atômicos. Nada de caneta esferográfica, ok?
  3. Post its: esses bloquinhos adesivos são, para nós, uma das invenções atuais que mais estimulam a criatividade e inovação. Eles, em si, são só pedaços de papel que colam e se descolam de superfícies, mas tem um grande potencial quando precisamos gerar ideias. Por dois motivos: permitem que você reestruture suas ideias várias vezes e, por causa do seu tamanho compacto, te obrigam a ser sucinto. O que sugerimos é que anote uma ideia ou tópico por postit, para ficar mais fácil de organizar.

Você verá que o envolvimento dos participantes será outro.

E depois que estiver pronto, o que fazer?

Existem várias ações, dependendo dos seus objetivos:

  • Pendurar na parede: isso pode ser feito após a reunião terminar e também em ações futuras. Por exemplo, um de nossos clientes realiza duas reuniões por ano (uma no primeiro trimestre e outra no terceiro trimestre) e coloca nas paredes das áreas envolvidas os painéis produzidos, para que os colaboradores tenham sempre em mente o que foi acordado e se comprometam com o resultado.
O tamanho da parede depende do tamanho da reunião. A gente já fez mais de 20 metros de papel em um só dia.
O tamanho da parede tem que suportar o que for criado na reunião. A gente já fez mais de 20 metros de papel em um só dia.
  • Digitalizar: essa opção conversa muito bem com a anterior. A vantagem da digitalização é que pode ser usado para diversos fins, como envio de email, publicação em redes sociais, impressão para todos os envolvidos etc. Mas você precisará de um software de desenho e uma mesa digitalizadora, ou tablet. Para saber mais sobre desenho digital, fizemos um post sobre isso.
Exemplo de setorização de painel.
Exemplo de vetorização de painel.
  • Enviar via redes sociais: depois de digitalizado, o arquivo pode ser mandado voa WhatsApp, compartilhado via Facebook ou na intranet da empresa. Você pode compartilhar o arquivo de uma vez ou mesmo em partes, para ressaltar conteúdos importantes e gerar várias postagens de um mesmo assunto.
Uma das coisas que mais acontece no final de uma reunião desenhada. Vai pra s redes
Uma das coisas que mais acontece no final de uma reunião desenhada. Vai pra rede e se torna inesquecível
  • Fazer brindes ou ações diversas: o resultado desenhado de uma conversa pode ser uma excelente estratégia de marketing interno, gerando engajamento entre os colaboradores. Vamos dar dois exemplos de clientes. O primeiro fez reuniões com seus vendedores para definir estratégias e metas para o ano. Os participantes assinaram o desenho que representou a conversa e isso se transformou em uma camisa, como lembrança dos compromissos. Os participantes, literalmente, vestiram a camisa da empresa. Outro cliente nosso faz, todo final de ano, um levantamento com seus colaboradores sobre o que esperam desenvolver no ano seguinte – pessoal e profissionalmente – e quais conexões existem com o propósito da companhia. Isso é transformado em peças que acompanham o colaborador ao longo do ano.

Se ainda está abstrato, vamos dar o exemplo de alguns clientes que estão usando da facilitação gráfica em reuniões.

Case #1: Fundação Renova e a construção coletiva:

Após o rompimento da barragem de Mariana, em novembro de 2015, foi criada a Fundação Renova, para desenvolver soluções relativas à reconstrução das áreas e o manejo de rejeitos.

Muitas dessas ações demandam a interação entre diversos órgãos e pessoas com saberes diferentes, pontos de vista diversos e culturas variadas. Para isso, as equipes responsáveis pela construção das reuniões, utiliza de facilitação gráfica para registro do conhecimento produzido, consenso de ideias e esclarecimento de pontos de atenção. Veja no vídeo abaixo um exemplo:

Case #2: Colégio Santa Marcelina: família e professores juntos no mesmo tópico

Quem tem filhos em idade escolar sabe dos desafios da transição de uma turma para outra. Um desses desafios é a transição do quinto para o sexto ano, em que os alunos estavam acostumados a poucas disciplinas ou mesmo um só professor e passam para uma realidade com vários professores e exigência de uma compreensão mais aprofundada dos conteúdos.

Pensando nesse anseio dos pais e alunos, o Colégio Santa Marcelina realizou uma reunião entre a equipe pedagógica e a família das crianças para construírem o entendimento sobre as mudanças. Para isso, foi realizado um World Cafe, com os tópicos principais relativos às mudanças. Tudo isso, desenhado em tempo real, e depois enviado aos pais e mães para eles terem como memória da reunião.

As vantagens disso? Maior compreensão, empatia, engajando nas discussões e saída do papel de receptor de conteúdo por parte da família.

Veja algumas fotos:

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Vamos chegando ao fim dessa conversa, espero que possa usar cada vez mais de desenhos em suas reuniões, como essa poderosa ferramenta para organizar e compartilhar ideias!

Ilustrações: Esther Azevedo e Lucas Alves

Lucas Alves é psicólogo por formação e artista por paixão. Especialista em Psicodrama Sócio Educacional e Organizacional, cria materiais educativos e presta consultoria para grandes organizações. Ilustrou o livro “Gerenciamento de Projetos Fora da Caixa”, (Fabiana Bigão/Alta Books). Facilitador gráfico, desenvolve cursos de pensamento Visual, storytelling e metodologias criativas para diversos contextos. Em 2016, participou como speaker do TEDx PedradoPenedo, com o tema “Desenhando Empatia”.

Onde saber mais:

Livros:

Reuniões Visuais, de David Sibbet
Doodle Revolution, de Sunni Brown
Visual Note Taking for Educators, de Wendi Pillars.

TEDx:

Desenhando Empatia, por Lucas Alves
Doodlers, unite! por Sunni Brown